fbpx

Tal London

Hvor meget af din tid bruger du på at sende, gennemgå og besvare e-mails?

På arbejdet er skrivning og afsendelse af e-mails en typisk form for kommunikation. Det er også den mest ideelle kommunikationsmetode, da den er hurtig og effektiv på alle områder og alle jobfunktioner. Ydermere, med stigningen i fjernarbejde (dvs. at arbejde hjemmefra) introduceret på adskillige arbejdspladser, er hyppigheden af ​​at skrive, læse, tjekke og svare på e-mails stigende.

Ifølge forskning fra Statista er der cirka 4 milliarder e-mail-brugere, og i 2024 forventes dette tal at stige til 4.48 milliarder. Mængden af ​​e-mails modtaget, sendt og gennemgået kan dog føre til jobstress og udbrændthed. I andre tilfælde undrer du dig måske og spørger dig selv: 'Hvordan svarer jeg på denne e-mail'? Hvis du vil bruge mindre tid på at bekymre dig, før du klikker på 'send', skal du blive bedre til at skabe fantastiske e-mails, der sparer dig tid – som kunne bruges mere produktivt!

Her er tre tips til at skabe den perfekte forretningsmail

Tip 1 - Hilsen.

You only get one chance. Therefore, you must make sure that the first interaction is effective because first impressions stick with people. It is important to remember, that if you are writing to a colleague or someone you already have a connection with, you can start your email with “Hi” or “Hello”. However, if you are writing to someone you don’t have a formal business relationship with, like a client or a hiring manager, start with “Dear”.

Tip 2 - Forstå din hensigt. Hvilken type e-mail vil du gerne formidle?

Overvej følgende, før du skriver din besked: Hvilket resultat håber jeg, at min e-mail ville give? Hvad anmoder jeg om af modtageren (personen, der vil modtage e-mailen)? At stille dig selv disse spørgsmål vil give dig mulighed for at producere e-mails med en klar hensigt. Dette skyldes, at forretnings-e-mails normalt er korte, høflige og sendt med et bestemt mål for øje.

Sørg for, at din emnelinje har oplysninger om det emne, du vil tale om, så det er tydeligt for modtageren. Dette vil forhindre e-mails i at blive sendt frem og tilbage (send mange e-mails) på grund af forvirring.

Tip 3 – Kom til sagen. Hold dine e-mails klare, præcise og korte.

Forskere hævder, at hver e-mail er en afbrydelse, så din e-mail skal være værdifuld, hvis du beder nogen om at læse den. Jeff Su sagde i Harvard Business Review, "Spild ikke tid eller ord på at komme til dit punkt, vær klar over, hvorfor du sender beskeder, og hvad du vil have". Nogle af de vigtige grunde til, at du skriver en professionel e-mail, er at dele information og give opdateringer til kolleger og/eller andre mennesker.

Husk, at en professionel virksomheds-e-mail normalt er det ultimative format til forretningskommunikation, fordi det sparer folk tid. Undgå derfor lange beskeder, da korte mails viser, at du respekterer modtagerens tid.  

Emails are here now and for the future. It is possibly the most efficient communication method in the world of business, and probably always will be. This shows that writing professional emails is an important skill to learn and takes time to practice. The tips mentioned above, however, will help you improve the skill of sending professional emails.

Forfatter: UwaisEngelsklærer

Rul til top